diciembre 23, 2020

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por: Granaluz

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¿Cómo hacer un inventario?

Hacer un inventario, además de ser un procedimiento obligatorio, permite a las empresas conocer la mercancía que tienen en stock y saber en qué momento necesitan encargar más. Pero llevar una gestión adecuada ofrece muchas más ventajas a los negocios, por ejemplo, ahorrar gastos. De ahí que sea tan importante saber cómo hacer un buen inventario y no dejarlo para el último momento.

En esta tarea, contar con un buen sistema de almacenamiento, con estanterías para comercio, es fundamental para organizarse y hacerlo más llevadero y eficaz.

¿Para qué sirve hacer un inventario?

Los inventarios son documentos que registran los bienes que pertenecen a individuos o empresas. Además, en las empresas se utilizan para estar al día de las existencias, materias primas y características o cantidades de éstas.

El principal objetivo de los inventarios es llevar al día el control de stock. Es decir, comparar el volumen de existencias que tenemos realmente en el almacén, con el número que aparece en los libros de cuentas.

Pero aunque pueda parecer lo contrario, hacer un inventario periódico no sólo es algo que deban hacer las empresas con productos en almacén. Todas las organizaciones que quieran proteger sus activos y ahorrar en gastos deberán realizar un inventario periódico, incluso las empresas de servicios.

Hacer un inventario y gestionar el stock influirá de manera directa en el funcionamiento del negocio y en su rentabilidad. Ya que hay que tener en cuenta que la realización del inventario evitará a los negocios hacer compras duplicadas.

Otro motivo por el que las empresas pueden ahorrar con los inventarios es que con él pueden deducirse el 100% de los impuestos de todos sus materiales y productos.

Consejos para hacer un inventario

El primer paso para hacer un inventario es acondicionar un espacio específico para ubicar los artículos que entren. Lo ideal es contar con un buen sistema de estanterías, con espacio suficiente y buenas condiciones para ir colocando cada artículo de manera ordenada.

También deberá acordarse un sistema y formato de almacenamiento en función del tipo de producto, si es o no perecedero, así como de la rotación que se hará del mismo.

Para hacer el inventario lo ideal es definir una codificación de los artículos contemplando variables como el color, el número de modelo o provedoor, entre otros.

Cada vez existen más herramientas para hacer el control de stock. Así que elegir entre una u otra dependerá del tipo de empresa y sus necesidades. Éste podrá hacerse desde con una plantilla de Excel, hasta con el empleo de Softwares de Gestión personalizados para cada organización.

Contar con un buen programa de control de stock ofrece importantes ventajas y beneficios a las empresas. Entre otras cosas, optimiza el uso del almacén, reduce el tiempo de planificación de ñas compras, automatiza la elaboración de informes, puede envíar alertas automáticas cuando el stock es bajo y permite una mejor comunicación entre los miembros del equipo.

Las empresas de menor tamaño pueden empezar con un control manual. Pero confome vayan creciendo y crezca el volumen de pedidos, se necesitará un sistema de control de inventarios más automatizado y sofisticado.

Gestionar los movimientos de stocks

En cualquier caso, e independientemente del tipo de herramienta de control de stock que se utilice, la empresa deberá registrar todos los movimientos que se hagan, tanto de entrada, como de salida. Solo de esta manera podrá llevarse un control al día de todo el stock y tener toda la información necesaria sobre los productos disponibles en el momento de su venta.

Otro consejo para hacer un buen inventario es programarlo. Puedes elegir hacerlo de manera mensual, trimestral o anual. Lo aconsejable es no dejarlo para el último momento.